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Das in das Rechnungslegungssystem des Bistums Limburg integrierte Programm
KIP dient der vollständigen Erfassung und Dokumentation des
selbst durch die Kirchengemeinden durchgefu?hrten Zahlungsverkehrs
und der selbst verwalteten Konten und Kassen. Die hier erfassten Daten
werden nach Freigabe durch den vertretungsberechtigten Verwaltungsrat
monatlich elektronisch an das jeweilige Rentamt u?bermittelt. Dort erfolgt
nach Pru?fung die Verbuchung in der Rechnungslegung der jeweiligen
Pfarrei.
Die Anwendung ersetzt neben der Dokumentation vor Ort die bisherige
Monatsabrechnung und Meldung der Konten und Kassen zum Jahresabschluss.
Somit kann automatisiert die vollständige Dokumentation der
Zahlungsströme sowie der Geldvermögen der Kirchengemeinden sicher
gestellt werden.

 

Implementierung des Systems

Die Standardisierung von Prozessen ist ein wesentlicher Bestandteil der
Einfu?hrung Zentraler Pfarrbu?ros. Von daher ist auch die Einfu?hrung des
Programms KIP dort verpflichtend. Aufgrund der notwendigen Begleitung
durch Mitarbeiter/-innen des Bischöflichen Ordinariates in der Implementierungsphase ist die Einfu?hrung im Zusammenhang der Gru?ndung einer
Pfarrei neuen Typs vorgesehen.

Die Implementierung erfolgt in vier Phasen. In diesen Phasen sind die
folgenden Aufgaben durchzufu?hren:

Phase 1 zu Beginn der Gespräche in der Arbeitsgruppe Verwaltung:

  •  Festlegung der Aufgaben im zuku?nftigen Zentralen Pfarrbu?ro durch die Arbeitsgruppe Verwaltung.
  •  Reduzierung der Anzahl durch Zusammenlegung von Konten und
    Kassen in den bisherigen Kirchengemeinden.

Phase 2 ca. sechs Monate vor Errichtungstermin:

  •  Auswahl der fu?r das Programm verantwortlichen Mitarbeiter/-innen im Pfarrbu?ro.
  •  Erste Informationsveranstaltung zu KIP mit den jeweils Beteiligten.
  •  Erarbeitung des zuku?nftigen Konten- und Kassenkonzeptes (Definition der notwendig vor Ort einzurichtenden virtuellen Unterkassen).

Phase 3 ca. zwei Monate vor Errichtungstermin:

  •  Bereitstellung der Technik (Programm und Programmzugang).
  •  Schulung KIP fu?r die benannten Mitarbeiter/-innen im Pfarrbu?ro vor Ort.
  •  Erfassung der Stammdaten und Einrichtung der virtuellen Unterkassen vor Ort.
  •  Schulung von Grundkenntnissen Buchhaltung fu?r die benannten Mitarbeiter/-innen zentral.
  •  Testlauf der Monatsabrechnung.

Phase 4 mit Beginn zum Datum der Errichtung:

  •  Echtbetrieb des Einsatzes mit automatisierter Abrechnung mit dem Rentamt.
  •  Möglichkeit zur Nachsteuerung konkreter Problemstellungen vor Ort.