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Phase I

Einführungsprozess

I. Phase: Planung

Die Einführung des Zentralen Pfarrbüros ist ein Teilprojekt im Pfarreiwerdungsprozess des jeweiligen Pastoralen Raumes. Dabei sind bestimmte Schritte zu gehen. Dies geschieht in Abstimmung mit der Abteilung „Pastoral in den Bezirken“ im Dezernat Pastorale Dienste.

Prozessschritte im Pastoralen Raum

1.    Auftaktveranstaltung zum Pfarreiwerdungsprozess

  •  Im Rahmen der Auftaktveranstaltung erfolgt eine erste Information darüber, was mit der Einrichtung Zentraler Pfarrbüros grundsätzlich angezielt und im Einzelnen verbunden ist.
  •  Als Teil der Arbeitsstruktur für den Prozess im Pastoralen Raum wird eine Arbeitsgruppe „Einführung Zentrales Pfarrbüro“ gebildet, in der Mitglieder folgender Gruppen vertreten sein sollten:
    ? Priesterlicher Leiter und priesterliche Mitarbeiter
    ? Pfarrsekretärinnen/-sekretäre
    ? Pastorale Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
    ? Verwaltungsräte
  •  Die Arbeitsgruppe hat die Aufgabe, ein Gesamtkonzept für das Zentrale Pfarrbüro zu erstellen. Dieses wird auch in die Gründungsvereinbarung zur Pfarreigründung aufgenommen.
  •  Die Referentin „Einführung Zentraler Pfarrbüros im Bistum Limburg“ begleitet die Arbeitsgruppe. 

2.    Aufgaben der Arbeitsgruppe „Einführung Zentrales Pfarrbüro“

Raumbedarf klären und Raumprogramm festlegen

  • An welchem Standort können das Büro für Besucherinnen und Besucher (Frontoffice) und das Büro für Verwaltungstätigkeiten (Backoffice) am besten realisiert werden?
  • Soll es Kontaktstellen geben ? wenn ja, wo?
  • Wie sollen die Öffnungszeiten im Frontoffice und an den Kontaktstellen sein?
  • Wie viele Arbeitsplätze werden benötigt?

Technische Ausstattung und IT

Die technische Vernetzung der Computer und der verschiedenen Standorte in der neuen Pfarrei erfolgt durch die Anbindung an das Limburger Diözesannetzwerk. Die Mitarbeiter der IT?Abteilung werden vor Ort in der Pfarrei eine Analyse des IT - Ist?Standes vornehmen und gemeinsam mit den Verantwortlichen den Bedarf an Hardware, technischer Anschlüsse, etc. klären.

Rahmenaktenplan für die Registraturen in den Pfarreien neuen Typs

Der Zusammenschluss von Pfarreien erfordert eine Neuanlage der Akten. Dabei soll der neue Rahmenaktenplan (s. 2.4.) als verbindliche Grundlage genutzt werden. Es empfiehlt sich, dass sich eine kleine Gruppe von Pfarrsekretärinnen und -sekretären ggf. mit interessierten Ehrenamtlichen intensiver mit der Einführung des neuen Aktenplans beschäftigt.

Sichtung der Archive

Die Archive der Pfarreien müssen gesichtet und mittelfristig zu einem gemeinsamen Archiv in der Pfarrei neuen Typs zusammen geführt werden.

Bedarf an Büromöbelausstattung ermitteln

Dieser Bedarf ergibt sich aus der Anzahl der benötigten Arbeitsplätze und der bisher genutzten Ausstattung. Was kann weiterverwendet werden? Was wird darüber hinaus benötigt?

Die Klärung der Teilaspekte Raumbedarf und Büromöbelausstattung erfolgt jeweils in enger Abstimmung mit der Hausverwaltung des Bischöflichen Ordinariates in Limburg.

3. Projektgruppe „Liegenschaften Pfarreien neuen Typs“ des Bischöflichen Ordinariats

Um die im Pfarreiwerdungsprozess befindlichen Pfarreien neuen Typs bei den vielfältigen Aufgabenstellungen im Zusammenhang mit der Errichtung eines Pfarrhauses der Zukunft optimal zu begleiten, wurde die Projektgruppe "Liegenschaften Pfarreien neuen Typs" im Bischöflichen Ordinariat ins Leben gerufen.

Die Projektgruppe ist mit Vertretern des Dezernates Pastorale Dienste, des Dezernats Personal und den Abteilungen Liegenschaften und Zentrale Dienste, Diözesanbauamt und Controlling besetzt.

Die Projektgruppe entwickelt konkrete Gebäude-, Ausstattungs- und Raumkonzepte für die räumliche Umsetzung

  •  des Zentralen Pfarrbüros und
  •  des Ortes für Dienstgespräche des Pastoralteams

und für die räumliche Umsetzung

  •  der Wohnbereiche für Geistliche und
  •  der Büros für hauptberuflich in der Pastoral Tätige

Eine der zentralen Aufgaben ist dabei, in Abstimmung mit der Arbeitsgruppe „Einführung Zentrales Pfarrbüro“ im jeweiligen Pastoralen Raum ein konkretes Raum-, Gebäude- und Ausstattungskonzept für die Einrichtung des Zentralen Pfarrbüros unter Berücksichtigung

  •  pastoraler,
  •  personeller,
  •  liegenschaftsbezogener,
  •  baulicher und
  •  finanzieller Aspekte und Belange

zu entwickeln.