KIP

Das in das Rechnungslegungssystem des Bistums Limburg integrierte Programm
KIP dient der vollständigen Erfassung und Dokumentation des
selbst durch die Kirchengemeinden durchgeführten Zahlungsverkehrs
und der selbst verwalteten Konten und Kassen. Die hier erfassten Daten
werden nach Freigabe durch den vertretungsberechtigten Verwaltungsrat
monatlich elektronisch an das jeweilige Rentamt übermittelt. Dort erfolgt
nach Prüfung die Verbuchung in der Rechnungslegung der jeweiligen
Pfarrei.
Die Anwendung ersetzt neben der Dokumentation vor Ort die bisherige
Monatsabrechnung und Meldung der Konten und Kassen zum Jahresabschluss.
Somit kann automatisiert die vollständige Dokumentation der
Zahlungsströme sowie der Geldvermögen der Kirchengemeinden sicher
gestellt werden.

 

 

Implementierung des Systems

Die Standardisierung von Prozessen ist ein wesentlicher Bestandteil der
Einführung Zentraler Pfarrbüros. Von daher ist auch die Einführung des
Programms KIP dort verpflichtend. Aufgrund der notwendigen Begleitung
durch Mitarbeiter/-innen des Bischöflichen Ordinariates in der Implementierungsphase ist die Einführung im Zusammenhang der Gründung einer
Pfarrei neuen Typs vorgesehen.

Die Implementierung erfolgt in vier Phasen. In diesen Phasen sind die
folgenden Aufgaben durchzuführen:

Phase 1 zu Beginn der Gespräche in der Arbeitsgruppe Verwaltung:

  •  Festlegung der Aufgaben im zukünftigen Zentralen Pfarrbüro durch die Arbeitsgruppe Verwaltung.
  •  Reduzierung der Anzahl durch Zusammenlegung von Konten und
    Kassen in den bisherigen Kirchengemeinden.

Phase 2 ca. sechs Monate vor Errichtungstermin:

  •  Auswahl der für das Programm verantwortlichen Mitarbeiter/-innen im Pfarrbüro.
  •  Erste Informationsveranstaltung zu KIP mit den jeweils Beteiligten.
  •  Erarbeitung des zukünftigen Konten- und Kassenkonzeptes (Definition der notwendig vor Ort einzurichtenden virtuellen Unterkassen).

Phase 3 ca. zwei Monate vor Errichtungstermin:

  •  Bereitstellung der Technik (Programm und Programmzugang).
  •  Schulung KIP für die benannten Mitarbeiter/-innen im Pfarrbüro vor Ort.
  •  Erfassung der Stammdaten und Einrichtung der virtuellen Unterkassen vor Ort.
  •  Schulung von Grundkenntnissen Buchhaltung für die benannten Mitarbeiter/-innen zentral.
  •  Testlauf der Monatsabrechnung.

Phase 4 mit Beginn zum Datum der Errichtung:

  •  Echtbetrieb des Einsatzes mit automatisierter Abrechnung mit dem Rentamt.
  •  Möglichkeit zur Nachsteuerung konkreter Problemstellungen vor Ort.