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Phase II

II. Phase: Umsetzung

1. Raumprogramm umsetzten

Der benötigte Raumbedarf wird, ggf. durch eine Baumaßnahme geschaffen. Dazu gehört auch, dass die notwendige Verkabelung, die für die Anbindung an das Diözesannetzwerk (DiöNet) benötigt wird,  vorgenommen wird.

2. Das Arbeiten der Pfarrsekretärin/Pfarrsekretär im Zentralen Pfarrbüro und in den Kontaktstellen

Das Arbeiten im Zentralen Pfarrbüro  ist anders als das Arbeiten im bisherigen Pfarrbüro. Vieles muss neu bedacht werden, vieles ist nun möglich, von einigem wird sich verabschiedet.

  •  Welche Aufgabenfelder werden künftig wo wahrgenommen?
  •  Vorgabe Stundenverteilung/ Öffnungszeiten durch Bistumsstandards und Pfarrer
  •  Besetzung Öffnungszeiten Front- und Backoffice bzw. Kontaktstellen
  •  Pastorale Schwerpunkte an Kontaktstellen bzw. wo müssen Pastorale Mitarbeiter/innen umfänglicher unterstützt werden?
  •  Wer übernimmt Aufgabenfeld X (Bsp. Kasualien, Finanzen?)
  •  Wer sichert Vertretung im Aufgabenfeld?
  •  Welche Entwicklungsmöglichkeiten bietet das Zentrale Pfarrbüro?

3. Büros und Arbeitsplätze einrichten, Umzug und  Bezug

Die für das Zentrale Pfarrbüro und das Archiv benötigten Schreibtische, Bürostühle, Schränke, Lampen, etc. werden bestellt und die Räume werden eingerichtet.

4. Anbindung an das Diözesannetzwerk (DiöNet)

Diese erfolgt in sieben Prozessschritten:

  •  IST-Analyse
  •  Entscheidungsplan
  •  SOLL-Konzept
  •  Bestellvorgang
  •  Installation und Migration
  •  Schulungen
  •  intensive Betreuung (vor Ort in den ersten zwei Wochen im Zentralen Pfarrbüro)

5. Schulungen

  •  Diözesannetzwerk
  •  Zentraler Aktenplan und Registratur
  •  Kasse im Pfarrbüro (KiP)

6. Einweihung des Zentralen Pfarrbüros